03.04.2025
Wie digital sind die Jobcenter in Niedersachsen? Welchen Herausforderungen stehen sie bei Digitalisierungsprozessen gegenüber? Und wie gelingt eine erfolgreiche Digitalisierung? Antworten auf diese Fragen stellte das Zukunftslabor Gesellschaft & Arbeit am 19.03.2025 in Göttingen vor. Antonia Altendorf und Dr. Martin Kuhlmann (Soziologisches Forschungsinstitut Göttingen) hatten im Rahmen des Zukunftslabors eine Studie in Jobcentern durchgeführt, um den aktuellen Stand der Digitalisierung, Chancen und Herausforderungen zu beleuchten sowie Anforderungen an Gestaltungsprozesse zu identifizieren. Ihre praxisnahen Forschungsergebnisse präsentierten sie in einem Workshop, an dem Vertreter*innen aus rund 25 Jobcentern, aus Ministerien sowie von der Bundesagentur für Arbeit teilnahmen.
Zu Beginn des Workshops präsentierten die Wissenschaftler*innen Vorgehensweise und zentrale Befunde ihrer Forschung. Im Fokus standen Fallstudien in drei Jobcentern, in denen Hospitationen, Expert*innengespräche, Interviews und Befragungen mit Beschäftigten sowie mit Leistungsempfänger*innen und Antragsteller*innen durchgeführt wurden.
Status quo: Digitalisierung im Jobcenter
Die Digitalisierung in den untersuchten Jobcentern ist recht weit vorangeschritten. Elektronische Akten, digitale Fachverfahren sowie digitale Zugangsmöglichkeiten für Hilfesuchende sind vielfach umgesetzt bzw. befinden sich im Aus- und Aufbau. Die Beschäftigten zeigen einen geübten, pragmatisch-sachorientierten Umgang mit Digitalisierung und sind sehr offen für eine breitere Nutzung. Gleichzeitig erleben sie praktische Herausforderungen: Die Vielfalt digitaler Systeme sowie häufige Änderungen der Rechtsgrundlage sowie der Programme stellen hohen Anforderungen. Darüber hinaus sind Beschäftigte mit Erschwernissen aufgrund von Unzulänglichkeiten der digitalen Programme konfrontiert: Nach wie vor gibt es Optimierungs- und Erweiterungsbedarfe, mitunter kommt es zu Programmausfällen, und es besteht der breite Wunsch, dass digitale Möglichkeiten stärker an den arbeitsorganisatorischen Anforderungen ausgerichtet werden.
Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass die Arbeit im Jobcenter eine enge Zusammenarbeit zwischen Beschäftigten und Hilfesuchenden erfordert, was ebenfalls Anforderungen an Digitalisierung stellt: Digitalisierung muss so gestaltet sein, dass sie den persönlichen Kontakt und das Zusammenwirken keinesfalls ersetzt, sondern vielmehr zielgerichtet unterstützt. Dabei gilt es, der Heterogenität ihrer Anliegen gerecht zu werden. Digitalisierung sollte entlang der Anforderungen unterschiedlicher Anliegensarten sowie mit Blick auf eine Berücksichtigung der Gesamtsituation der Hilfesuchenden gestaltet werden.
Die Befunde zeigen deutlich, dass es bei der Gestaltung von Digitalisierung eine stärkere Ausrichtung auf die Vielfalt und die Besonderheiten der Anforderungen der Tätigkeiten in Jobcentern bedarf. Dies gelingt nur mit ausreichenden Mitgestaltungsmöglichkeiten für die Beschäftigten und deren Vorgesetzte. Eine beteiligungsorientierte Digitalisierung erhöht nicht nur Funktionalität und Effektivität der digitalen Systeme, sondern ist darüber hinaus auch Ausdruck von Anerkennung und Wertschätzung.
Es braucht eine frühzeitige, proaktive und kontinuierliche Einbindung von Beschäftigten sowie prozessnahen Führungskräften in die Gestaltung von Digitalisierung. Dafür sind gezielte zeitliche, personelle und organisatorische Ressourcen notwendig. Auch notwendig, aber schwieriger umzusetzen, ist zudem die Einbeziehung von Hilfesuchenden in die Gestaltung von Digitalisierung.
Im Anschluss an die Ergebnispräsentationen fanden zwei interaktive Workshops statt, in denen sich die Teilnehmer*innen in Kleingruppen über die Anforderungen und Herausforderungen von Digitalisierung im Jobcenter (Workshop 1) und über Perspektiven der Digitalisierung im Jobcenter (Workshop 2) austauschten.
Anforderungen und Herausforderungen von Digitalisierung im Jobcenter
Im ersten Workshop diskutierten die Teilnehmer*innen sowohl erfolgreiche Maßnahmen als auch bestehende Herausforderungen. Zu den Good Practices gehörten etwa Arbeitsgruppen über unterschiedliche Funktionsbereiche und Hierarchieebenen hinweg, um Veränderungsprozesse zu diskutieren und arbeitsprozessnah zu gestalten. Gute Erfahrungen wurden auch mit Pilotprojekten gesammelt, in denen digitale Anwendungen iterativ erprobt wurden. Mit Blick auf die Hilfesuchenden wurde die Notwendigkeit von Unterstützung bei der Nutzung digitaler Angebote hervorgehoben – etwa durch gezielte Schulungen oder eine punktuelle Hilfestellung und die Bereitstellung von technischen Möglichkeiten in den Jobcentern vor Ort.
Zu den Herausforderungen zählten die Teilnehmer*innen vor allem mangelnde Ressourcen. Häufig fehle es an Personal, Zeit und finanziellen Mittel, um die Digitalisierung vor Ort in den Jobcentern zu gestalten und auch die Hilfesuchenden zielgerichtet zu unterstützen.
Perspektiven von Digitalisierung im Jobcenter
Im zweiten Workshop ging es um Gestaltungsperspektiven von Digitalisierung. Deutlich wurde, dass der Fokus nicht nur auf neuen Anwendungsfeldern von Digitalisierung liegen sollte, sondern es vielmehr auch eine kontinuierliche Verbesserung bestehender digitaler Anwendungen und Arbeitsprozesse braucht. Die Erwartung besteht, dass Digitalisierung mittelfristig zu einer echten Entlastung von Routinetätigkeiten führt – auch vor dem Hintergrund der angespannten Personalsituation in der öffentlichen Verwaltung. In diesem Zusammenhang wurde auch über die Möglichkeiten, Potentialitäten und Herausforderungen eines (künftigen) Einsatzes von Künstlicher Intelligenz (KI) diskutiert.
Der Praxisworkshop zeigte, wie wertvoll der Austausch von Erfahrungen, Good Practices und Herausforderungen zwischen den Jobcentern ist. Wir freuen uns, dass wir unsere Erkenntnisse mit Praktiker*innen diskutieren und dabei gleichzeitig die Vernetzung der Jobcenter bei Digitalisierungsfragen weiter stärken konnten.
Zum Abschluss der Veranstaltung verwiesen Antonia Altendorf und Dr. Martin Kuhlmann auf eine Broschüre, in welcher sie die zentralen Erkenntnisse der Studie darstellen. Interessent*innen sind herzlich eingeladen, sich die Borschüre anzusehen:
Bildquellen der Portraitfotos: Martin Kuhlmann (KPW-photo), Antonia Altendorf (DRIVE).
Ansprechpartnerin für redaktionelle Rückfragen:
Kira Konrad B. A.
Marketing & Kommunikation
Zentrum für digitale Innovationen Niedersachsen (ZDIN)
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